A.PENGERTIAN HOUSEKEEPING

Dalam bahasa inggris House berarti  rumah, gedung, wisma, hotel. Sedangkan Keeping mempunyai arti Memelihara, merawat, menjaga. Oleh sebab itu Housekeeping atau Tata Graha adalah bagian dari departemen hotel yang mengatur atau menata peralatan, menjaga kebersihan, melaporkan kerusakan dan memberi dekorasi dengan tujuan agar rumah (hotel) tersebut tampak rapi, bersih, menarik dan menyenangkan bagi penghuninya.

Departemen housekeeping tidak hanya mempersiapkan kamar-kamar tamu, namun secara keseluruhan bertanggng jawab menjaga, merawat dan membersihkan semua fasilitas hotel tersebut bersih, rapi dan nyaman. Oleh sebeb itu, semua aktivitas housekeeping bertujuan untuk memaksimalkan pemeliharan, perawatan dan kebersihan hotel secara menyeluruh dapat terjaga dengan baik.

Karyawan housekeeping memberikan pelayanan terhadap kelancaran, kesiapan dan pemeliharaan kamar tamu, public area, restaurant, meeting room, laundry, sarana olahraga dan fasilitas lainnya. Mereka merupakan bagian dari team yang selalu siap mempersiapkan dan menyambut kedatangan tamu-tamu hotel. Karyawan housekeeping sangat peduli terhadap kenyaman tamu dengan cara memperhatikan hal-hal yang detail dan menindaklanjuti segala perbaikan-perbaikan yang diperlukan.

B.    Tugas Housekeeping Departement

·       Menciptakan suasana hotel yang bersih ,menarik,nyaman ,dan aman.

·       Memberikan  pelayanan di  kamar  dengan  sebaik-baiknya  kepada  tamu, supaya tamu merasa puas saat berkunjung maupun menginap di hotel.

·       Penyiapan ,penataan,dan pemeliharaan kamar-kamar.

·       Bertanggung  jawab  atas  pemeliharaan  kebersihan  seluruh  outlet  dan ruangan umum di hotel.

·       Melaporkan dan membawa lost and found pada supervisor.

·       Mengenakan seragam hotel,sepatu dan kaus kaki yang ditentukan.

C.    Tanggung Jawab Housekeeping Departement

1. Tugas Dan Tanggung Jawab Manajemen

Di lingkungan kerja Departemen Housekeeping meliputi tenaga dan material/bahan-bahan mahal, maka departemen Housekeeping harus melakukan hal-hal sebagai berikut :

- Mengadakan supervise dan latihan terhadap karyawan sehingga tercapai efisiensi tenaga secara optimal.

- Memilih dan menentukan cleaning equipment & cleaning material yang sesuai dengan kebutuhan.

- Selalu mengadakan inventarisasi terhadap semua barang.

- Mengusahakan terbinanya kerja sama antar semua departemen.

- Mengusahakan system komunikasi yang baik.

2. Tanggung Jawab Terhadap Tamu

 - Menciptakan ruangan yang comfortable (Menyenangkan)

 - Mengusahakan ruanganyang terjamin kebersihan dan keamanannya (Hygiene & Safety).

Misalnya :

a. Karpet tidak boleh berlipat-lipat.

b. Air yang menggenang harus segera di keringkan.

c. Kaca yang terlalu bersih harus di beri tanda.

d. Memperhatikan hal-hal kecil tetapi penting, misalnya ruangan yang gelap, kursi-kursi yang melintang, lantai yang terlalu licin maupun puntung rokok yang masih menyala.

3. Tanggung Jawab Terhadap Departemen Lain

- Terhadap departemen Front Office : Menjalin komunikasi timbal-balik yang baik dimana front office berfungsi menjual produk Housekeeping.

- Terhadap departemen Food & Beverage : Menciptakan ruangan-ruangan retoran dan Public Area yang bersih termasuk segala keperluan untuk memasak dan keperluan linen.

- Terhadap departemen Engineering & Maintenance : Menciptakan komunikasi timbal balik yang baik dengan departemen Engineering & Maintenance, agar setiap kerusakan secepatnya dapat di perbaiki supaya kamar segera siap digunakan oleh tamu yang akan menginap di kamar Hotel.

4. Tanggung Jawab Terhadap Staff

- Saling membantu dan menunjang tanpa mengurangi wewenang masing-masing.

- Saling menghargai dan disiplin.

D. Sasaran Housekeeping

1.  Kebersihan.
Kebersihan di suatu hotel sangat menentukan, bila kebersihan terjaga dengan baik maka tamu akan merasa nyaman dan tenang karena sanitasi dan hygine terjamin. Bahkan banyak tamu yang menentukan pilihan suatu hotel karena kebersihan hotel tersebut.

2.  Kerapian.
Kerapian mencakup pengaturan tata letak suatu ruangan dengan perlengkapan serta dekorasi yang serasi membuat ruangan tersebut menjadi lebih menarik.

3. Kelengkapan.
Mengantisipasi keperluan tamu selama mereka menginap dengan melengkapi semua kelengkapan kamar sesuai dengan standardnya sehingga pengunjung merasa nyaman dan betah tinggal dan berkunjung kembali ke hotel.

4. Fasilitas.
Fasilitas mencakup semua peralatan yang disediakan agar dapat berfungsi dan dipergunakan oleh tamu hotel, sehingga fasilitas tersebut meningkatkan kenyamanan dan tidak menggangu kegiatan-kegiatan mereka.

E. Section (Seksi) Housekeeping

1. Public Area

Seksi yang mempunyai tugas dan tanggung jawab untuk menjaga kebersihan, kerapihan, keindahan dan kenyamanan seluruh area hotel, baik yang ada diluar gedung maupun didalam gedung hotel, antara lain Lobby area, restroom, restaurant, meeting room, garden, parking area dan fasilitas untuk karyawan hotel.

2. Room section

Seksi yang mempunyai tanggung jawab untuk mempersiapkan dan menjaga kebersihan, kerapihan dan kelengkapan kamar tamu.

3. Laundry

Seksi yang mempunyai tanggung jawab untuk menyediakan linen-linen yang bersih untuk keperluaan kamar, restauran dan meeting room, menyediakan seragam bersih bagi karyawan dan membersihkan pakaian tamu yang kotor.

4. Linen dan Uniform

Seksi yang bertanggung jawab untuk mengelola sirkulasi dan penyediaan seluruh linen dan uniform bagi karyawan.

5.  Florist

Seksi yang bertanggung jawab untuk menyediakan dan merangkai bunga-bunga yang segar untuk memperindah dekorasi dalam hotel.

6.  Health & recreational 

      Bertanggung jawab atas pelayanan fasilitas-fasilitas umum yang disediakan hotel untuk tamu, meliputi, spa and massage, fitness, golf, pool dan yang lainnya.

STRUKTUR ORGANISASI

A. Tugas dan Tanggung Jawab Executive Housekeeper

1.  Melakukan rekrument karyawan,mewawancara,melatih serta mengawasi serta melakukan  penilaian,evaluasi atau teguran terhadap karyawan secara berkala.

2.  Menyiapkan job description dan standar operating procedure Housekeeping.

3.  Member penugasan dan arahan terhadap tugas-tugas yang ahrus dilakukan karyawan di bagian Housekeeping.

4.  Membantu Room Division Manager dan General Manager terhadap program perawatan atau perbaikan yang bersangkutan dengan area tanggung jawab housekeeping,terutama di kamar tamu dan public area.

5.  Melakukan pengontrolan,permintaan barang atau pembelian barang-barang yang diperlukan dalam operasional sehari-hari di housekeeping,seperti gest supplies,gues room supplies,linen dan sebagainya agar sesuai dengan par stock yang di tentukan.

6.  Melakukan program pengadaan dan pembelian FF&E (furniture,fixture,& equitment) baik untuk housekeeping atau pun laundry sesuai dengan sfesifikasi yang di butuhkan.

7.  Melakukan pengawasaan pengadaan barang dan pembelian peralatan yang di sediakan untuk operasional sehingga berfungsi sesuai dengan standar yang di tentukan,baik di housekeeping maupun di laundry.

8.  Melakukan pemeriksaan secara rutin terhadap proses pelaksanaan pencucian laundry,baik untuk house laundry maupun untuk guest laundry.

9.   Melakukan pengawasan terhadap lost and pound.

10. Membuat program pelatihan(training program) terhadap seluruh karyawan

B. Tugas dan Tanggung Jawab Asst. Executive Housekeeper

Membantu Executive Houseekeper dalam mengelola dan mengawasi semua operasional harian housekeeping dan memberi dukungan berupa pelatihan,coaching dan konseling kepada semua staff housekeeping demi mencapai tujuan bersama.

1. Bertanggung jawab terhadap operasional sehari-hari atau melakukan penyelesaian masalah    yang terjadi.apabila melakukan perubahan dalam mengambil keputusan harus di konsultasikan terlebih dahulu dengan Executive Housekeeper.

2. Memberikan penugasan dan arahan terhadap tugas-tugas yang harus di jalankan oleh karyawan di Housekeeping serta meyakinkan bahwa pelaksanaan kerja di jalankan sesuai dengan standar yang ditentukan.

3. Menyusun jadwal kerja yang di sesuaikan dengan kondisi dan situasi yang berpengaruh pada ocupancy (tingkat hunian kamar).

4. Membantu Executive Housekeeper terhadap pengusunan program perawatan dan perbaikan yang bersangkutan dengan area tanggung jawab Housekeeping,terutama di kamar tamu dan pubic area.

5. Melakukan pengontrolan persediaan atas barang yang diperlukan dalam pengoperasian sehari-hari di Housekeeping,guest room supplies,linen dan sebagainya agar sesuai dengan per stock yang di tentukan,dan memberikan laoran terhadap executive housekeeper apabila kondisi memerlukan penggantian atau penambahan stock baru.

6. Melakukan pengawasan terhadap penggunaan peralatan yang di sediakan untuk operasional di Housekeeping sehingga berfungsi sesuai standar yang di tentukan.

7. Melakukan pemeriksaan secara rutin terhadap proses pelaksanaan perawatan dan penyimpanan linen/uniform.

8. Melakukan pengawasan terhadap lost and pound dan meyakinkan bahwa prosedur berjalan sesuai dengan yang telah di tentukan.

9. Membuat program pelatihan (training program) terhadap seluruh karyawan Housekeeping secara rutin.

10. Menjalankan tugas yang di berikan Executive Housekeeper atau Room Devision Manager.

C. Tugas dan Tanggung Jawab  Housekeeping Secretary/Order Taker

1.       Membuat Work schedule utk Floor Supervisor/houseman Supervisor, Office Clerk, maupun Room attendant /Public Area attendant.
2.       Membuat laporan harian, Mingguan, maupun bulanan atas penggunaan berbagai obat pembersih oleh Room Attendant/Houseman
3.       Menerima, mencatat, menyimpan dan merawat barang temuan milik tamu di area hotel
4.       Melayani penukaran jadwal kerja , laporan lembur
5.       Melayani permohonan ijin, cuti dll
6.       Membuat pengumuman untuk HK crew
7.       Mencatat dan melaporkan kpd EHK bila ada barang milik hotel dibawa tamu saat CO /Dirusak oleh tamu
8.       Melaporkan kpd EHK bila ada complaint tamu yg tdk dpt diatasi oleh Sup
9.       Membuat jadwal in house training bagi karyawan HK
10.       Mengarsipkan surat keluar, surat masuk dll
11.       Menerima telpon dari  dr dept lain serta menindak lanjuti
12.       Menerima order/permintaan tamu dr dlm kamar dan menyampaikannya kpd roomboy utk segera menindaklanjuti
13.       Membuat Work order, Purchase Requisition, Membuat Store Room Requiisition, Housekeeping Report, Menerima Banquet Event Order

D. Tugas dan Tanggung Jawab  Supervisor Public Area

Bertanggung jawab terhadap kebersihan, kerapian dan pemeliharaan Public area, seperti lobby, F&B outlet, meeting room, offices, parking area, swimming pool, public toilet dan sebagainya, dan pelaksanaan kerja public area dalam menjalankan pelayanan Housekeeping yang nyaman dan menyenangkan terhadap tamu, sesuai dengan standard dan prosedur yang ditentukan, uaraian tugas Public Area Supervisor adalah sebagai berikut :

1.    Bertanggung jawab terhadap kebersihan public area sesuai dengan standard dan prosedur yang ditentukan.

2.    Memberikan penugasan dan arahan terhadap tugas-tugas yang harus dijalankan   oleh Public area Attendant, Night Cleaner, Toilet Attendant, Florist serta meyakinkan   bahwa   pelaksanaan kerja dijalankan sesuai dengan standard yang ditentukan.

3.    Melakukan handing over dengan dengan shift sebelumnya pada saat akan memulai kerja, dan handing over dengan shift berikutnya pada saat akan menyelesaikan tugas dan mendelegasikan tugas-tugas yang harus dilanjutkan kepada shift berikutnya dengan jelas.

4.    Memeriksa daftar kehadiran Staff public area setiap hari.

5.    Memeriksa kondisi area umum secara teliti. Pemeriksaan kamar harus berdasarkan kebersihan, kerapian, kelengkapan dan fungsi dari peralatan atau fasilitas yang ada di area masing-masing.

6.    Memeriksa secara teliti atas ruangan-ruangan restoran, bar, ruang rapat dan sebaginya yang telah dikerjakan oleh Staff pada hari itu.

7.    Melengkapi laporan dalam Public area Supervisor Log book setiap shift.

8.    Membuat laporan Maintenance Request kepada Engineering dan menindaklanjuti    area-area, fasilitas atau peralatan memiliki kerusakan, mengawasi pengerjaan dan memeriksa kembali hasil pengerjaannya.

Memeriksa kebersihan, kerapian dan kelengkapan peralatan keperluan seperti janitor trolley, cleaning supplies, cleaning agents dan cleaning equipment baik di area maupun di janitor room atau Pantry.

9.    Bertanggung jawab terhadap biaya dan penggunaan barang-barang keperluan seperti cleaning agents, supplies dan equipment.

10.    Membuat program pelatihan (training program)  terhadap  Staff Public area secara rutin.

11.    Mengawasi pelaksanaan program pemeliharaan atau pembersihan
secara berkala, seperti kristalisasi atau re-coating lantai marmer, pencucian lantai karpet, pembersihan kaca jendela, general cleaning dan sebagainya.

12.    Melakukan  pemeriksaan  atau  inspeksi  area  secara  rutin  untuk meyakinkan kualitas pemeliharaan kebersihan public area terjaga baik sesuai dengan standard yang ditentukan.

13.    Melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan tugas yang diberikan oleh Assistant Executive Housekeeper atau Floor Housekeeper serta melaporkan hasilnya.

14.    Melakukan kerjasama yang erat dan baik dengan semua bagian, seperti Floor, Linen/Uniform dan Laundry, serta dengan departemen lain, terutama Front office dan Engineering untuk meyakinkan koordinasi atas pelayanan kamar yang prima serta perawatan kamar dan public area yang terbaik.

15.    Mengadakan briefing rutin setiap hari, baik pagi hari atau handing over sore hari, dan pertemuan berkala, baik mingguan atau bulanan dengan Staff Public area untuk melakukan koordinasi operasional serta saling bertukar pikiran (sharing idea) untuk meningkatkan dan memperbaiki kualitas pekerjaan dan pelayanan.

16.    Menjalankan prosedur keamanan, keselatnatan, higienis dan sanitasi baik untuk kepentingan tamu, orang lain dan diri sendiri.

17.    Menjalankan tugas yang diberikan oleh Public area Housekeeper atau Executive Housekeeper/Assistant atau Floor Housekeeper

E. Tugas dan Tanggung Jawab Supervisor Room

Membantu Executive Housekeeper dalam mengatur dan mengawasi kelancaran kerja staff yang berada pada department Housekeeping

1. Bertanggung jawab atas kebersihan kamar sesuai dengan standard dan prosedur yang telah di tentukan.

2.  Memberikan penugasan dan arahan terhadap tugas-tugas yang harus dikerjakan oleh karyawan di floor section serta meyakinkan bahwa pelaksanaan kerja  sesuai dengan standar yang di tentukan.

3.  Memberikan pengarahan dan bimbingan kepada Room Attendant dan Order taker terhadap cara-cara yang sistematis dan evisient.

4.  Melakukan hending over dengan floor supervisor pada saat akan melakukan jerja dan handling over  pada saat akam emnyelesaikan tugas.i peralatan kamar.

5.   Memeriksa daftar kehadiran Room Attendant dan Ordet taker setiap saat.

6.   Memeriksa kondisi kamar dan melaporkan status kamar sesuai dengan pemeriksaan yang ada pemeriksaan kamar harus berdsarkan atas kebersihan,kerapihan,kelengkapan,dan fungsi dari peralatan kamar.

7.  Memeriksa secara teliti atas kamar-kamar yang akan di gunakan hari itu berdasarkan Expected Arrival oleh Front office.

8.  Memeriksa kerapihan,kebersihan, dan kelengkapan peralatan keperluan Floor Section seperti Tolly,linen,ameneties,cleanind Suplies,cleaning agent,dan cleaning equipment baik di floor station atau pantry,maupun di trolly yang disediakan di setiap lantai.

9.  Menjalankan procedure keamanan,keselamatan,higinies,dan sanitasi baik untuk kepentingan tamu,orang lain dan diri sendiri.

10.  Menjalankan tugas yang diberikan oles Executive Housekeeper/assistant.

F. Tugas dan Tanggung Jawab Linen and Uniform

1.    Bertanggung jawab thd operasional sehari-hari serta melakukan penyelesaian masalah yg terjadi di Linen Room.

2.    Menyusun jadwal kerja.

3.    Melakukan pengawasan dan pengontrolan terhadap linen yg dikirim ketiap-tiap floor maupun F&B outlet.

4.    Membuat laporan dan data-data linen dan uniform yg diserahkan kpd Ast EHK

5.    Melakukan pengawasan thd penggunaan peralatan yg disediakan utk operasional di Linen & Uniform room.

6.    Melakukan inventarisasi secara berkala terhadap semua linnen & Uniform.

G. Tugas dan Tanggung Jawab Chief Laundry

1.    Bertanggung jawab thd operasional sehari-hari serta melakukan penyelesaian masalah yg terjadi di Laundry Section.

2.    Menyusun jadwal kerja.

3.    Melakukan pengawasan dan pengontrolan terhadap semua cucian yg dikirim baik itu cucian milik hotel maupun tamu.

4.    Mengontrol pemakaian alat2 dan bahan pembersih.

5.    Menyelesaikan masalah yg timbul di Laundry.

6.    Mengajukan permohonan pembelian alat2, bahan pembersih, kpd EHK.

7.    Membuat Laporan Maintenace request utk engineering menindaklanjuti, mengawasi dan memeriksa kembali.

8.    Berkomunikasi terus menerus dgn Order taker tentang perubahan dan updating status kamar.

9.    Menerima dan memeriksa laporan Room Attendant.

10.     Melakukan brefing setiap hari dan menjalankan prosedur kemanan dan keselamatan kerja.

H. Tugas dan Tanggung Jawab  Room Attendant

1.    Menerima penugasan dan pengarahan dari floor Supervisor.

2.    Melakukan handing over dari Room attendant night shift,morning shift dan evening shift.

3.    Menyiapkan trolley dgn perlatan kerja, guest suplies, cleaning supplies dan linen untuk setiap floor station ( dilakukan room attendant night shift).

4.    Memerikasa status kamar sesuai dgn EA diarea yg ditugaskan, kondisi dan melaporkan status kamar sesuai dgn hasil pemeriksaan.

5.    Melaporkan pada  Floor Supervisor jika terjadi perbedaan status kamar.

6.    Membersihkan kamar sesuai dgn SOP.

7.    Melakukan turn down service dan membersihkan kamar yg late check-out, membantu pengiriman laundry yg bersih ke kamar ( diilakukan room attendant evening shift).

8.    Membuat room attendant report dan mengembalikan kunci pada saat akhir penugasan.

9.    Melaporkan kepada Floor Supervisor / order taker jika ada barang tamu yg tertinggal

10.     Menjaga penggunaan dan pemakaian atas biaya yg dikeluarkan untuk penggunaan guest suplies dan cleaning supplies.

I. Tugas dan Tanggung Jawab  Houseman Attendant

1.    Melakukan handing over dengan shift  morning, evening and night cleaner pada saat menyelesaikan tugas.

2.    Membersihkan standing ashtray di area lobby dan area umum lainnya.

3.    Melakukan dusting di tangga, furniture, public area.

4.    Membersihkan, sampah, lantai dengan sweeping dan mopping, kaca dan jendela di lobby, toilet dan area umum lainnya.

5.    Membersihkan restaurant atau F&B Outlet setelah makan pagi, siang dan malam.

6.    Membersihkan back office, setelah office hour dan employee room, kantin, koridor dan ruang parkir.

7.    Membantu membuang .sampah dan linen kotor dari room attendant trolley.

8.    Menjaga kondisi meeting room, ruang banquet dalam keadaan rapi dan bersih.

9.    Mengikuti briefing setiap hari.

J. Tugas dan Tanggung Jawab  Linen Attendant

1.      Mengatur dan menyiapkan linen yang  akan di pakai oleh HK serta F&B outlet.

2.      Menyiapkan towel untuk HK.

3.      Menerima linen kotor.

4.    Menerima linen bersih yang sudah dicuci dari laundry, memeriksa, menghitung, mencatat dan menyimpannya.

5.      Memelihara linen.

6.      Melakukan pengecekan linen yg akan dikirim.

7.      Melakukan inventarisasi secara berkala.

8.      Membuat laporan linen yg hilang.

9.      Menjaga keamanan dan kebersihan linen room.

K. Tugas dan Tanggung Jawab Uniform Attendant

1.    Menerima dan memeriksa semua uniform baru yg dikirim oleh penjahit berdasarkan pesanan.

2.    Memberikan tanda kode pada uniform berdasarkan nama pemilik, serta departement dimana karyawan bertugas.

3.    Menyimpan dan merawat uniform karyawan.

4.    Melayani penukaran uniform kotor dengan uniform bersih.

5.    Menyerahkan uniform yang rusak kepada seamstress untuk diperbaiki.

6.    Mengirim uniform kotor kelaundry, menerima dan mengeceknya setelah dicuci.

L. Tugas dan Tanggung Jawab Laundry Attendant

1.    Bertanggung jawab terhadap semua cucian yang dikirimkan.

2.    Mengecek setiap laundry bag apakah sesuai dengan laundry list.

3.    Memeriksa cucian barangkali ada barang yang terbawa.

4.    Mengecek cucian mungkin ada kancing yang lepas, jahitan yang robek, terkena noda.

5.    Memberi tanda kode pada cucian sesuai dengan  no kamar.

6.    Menyetrika dan menyerahkan kembali cucian yg telah selesai untuk di kembalikan ketamu dan ke linen room untuk disimpan.

F. Hubungan Dengan Departement Lain yang ada Di Hotel

a. Housekeeping dengan Front Office

Hubungan housekeeping dengan front office ibarat dua sisi mata uang yang tidak mungkin berdiri sendiri, oleh sebab itu hubungan ini menjadi suatu divisi yang disebut Room Division, hubungan kerja tersebut antara lain ; housekeeping mempersiapkan kamar bersih sedangkan front office yang akan menjualnya, front office sebagai central informasi dari tamu kemudian housekeeping sebagai eksekutor di lapangan, dan lain-lain. Oleh sebab itu komunikasi yang baik antara housekeeping dengan front office akan memberikan nilai tambah bagi kepuasan tamu.

Front Office :

Mengirimkan data forecast occupancy yaitu daftar kamar-kamar yang sudah dipesan, atau jumlah kamar yang telah dipesan tamu dalam satu periode, dapat berupa pesanan dalam satu hari, mingguan, bulanan, tiga bulanan bahkan data untuk satu tahun.

1. Mengirimkan EA rooms atau daftar kamar yang sudah dipesan untuk hari ini.

2. Mengirim kamar yang diblok untuk VIP.

3. Memberitahukan setiap pergantian kamar.

4. Meminta pemasangan extra bed atau baby box.

5. Memberikan Kamar expected departure list pada hari ini.

6. Melaporkan complaint tamu tentang kondisi kamar.

7. Membantu housekeeping untuk menagih pembayaran barang-barang yang rusak / hilang dari kamar.

Housekeeping :

1.  Mempersipkan dan membersihkan kamar-kamar yang sudah check out secepatnya agar dapat dijual kembali.

2. Membuat laporan Room discrepancy.

3. Menyiapkam kamar-kamar yang EA, VIP.

4. Membuat housekeeping report.

5. Memasang Extra bed atau baby box dan menginformasikannya ke front office.

6. Me-release kamar-kamar yang sudah dibersihkan dengan segera agar dapat kembali dijual.

7. Memberitahukan kamar-kamar yang status out of order akibat kerusakan ataupun karena program general cleaning dari housekeeping.

8. Melaporkan penemuan barang tamu yang tertinggal di kamar dan mencatatnya pada Lost and Found log book.

9. Melaporkan barang hotel yang hilang dari kamar untuk ditagihkan ke tamu tersebut.

b. Housekeeping dengan F&B

F&B :

1.      Menyediakan makanan dan minuman bagi karyawan HK.

2.      Memasang dinner set untuk kamar suite.

3.      Men set up: wellcome fruite, cockies kedalam kamar VIP.

4.      Mengirim BEO kpd HK.

5.      Meminta bantuan HK utk membersihkan Rest, menambah /mengurangi meja kursi.

6.      Meminta bantuan merubah /membongkar layout dlm Banquet hall.meeting room.

7.      Membuat room service menu utk di kamar

8.      Membuat flayer mengenai kegiatan yg diselenggarakan F&B serta meminta HK untuk menempatkannya di kamar.

Housekeeping :

1.    Menyediakan, merawat dan menyimpan uniform karyawan F&B, linnen supplies  baik untuk keperluan sehari-hari maupun jika ada event.

2.    Memberitahu kepada room service utk prepare kamar VIP.

3.    Melaporkan ke room service jika ada barang yg habis dipakai oleh tamu untuk di clear up.

4.    Membantu F&B  Jika ada event , dengan memasang deokrasi, bunga, memasang meja maupun kursi.

5.    Menjaga kebersihan seluruh ruangan F&B outlet kecuali kitchen/pastry.

c. Housekeeping dengan HRD

HRD :

1.      Melakukan pemanggilan karyawan, menseleksi, serta menempatkannya.

2.      Memberikan pelatihan, kursus utk pengembangan SDM.

3.      Memberikan House rule kpd karyaawan dmn didlmnya terdapt larangan, hak dan kewajiban.

4.      Memberikan penilainan terhadap hasil kerja karyawan.

5.      Memberikan penghargaan bagi karyawan yg berprestasi.

6.      Memperhatikan kesejahteraan, berupa tunjangan, asuransi,  dll.

7.      Mempertimbangkan usul kenaikan gaji, dan jabatan.

Housekeeping :

1.      Mengajukan permintaan penambahan karyawan bila diperlukan.

2.      20 Memberikan masukan kpd personalia mengenai penilaian karyawan.

3.      Mengajukan permohonan cuti, melaporkan karyawan yg lembur.

4.      Melaporkan absensi karyawan HK setiap bulan.

5.      Menyampaikan pengumuman mengenai kebijakan dari management kpd karyawan.

d. Housekeeping dengan Accounting

Accounting :

1.      Memberikan gaji kpd karyawan termasuk tunjangannya.

2.      Membayar uang lembur karyawan.

3.      Mengeluarkan dana utk pengadaan barang keperluan HK.

4.      Membayar asuransi karyawan baik asuransi kesehatan maupun kecelakaan kerja.

5.      Meminta laporan penggunaan guest suplies dan cleaning suplies.

6.      Menerima Purchase Requestition dr HK utk pembelian alat-alat kerja.

7.      Membelikan perlengkapan yg dibutuhkan HK.

8.      Melaporkan jika barang sudah teredia dan barang yg stocknya habis.

Housekeeping :

1.    Menyediakan, merawat dan menyimpan seragam milik accounting dept.

2.    Membuat laporan penggunaan bahan pembersih dan guest supplies.

3.    Memberi laporan bila ada barang hotel yg rusak terbawa tamu sebagai laporan penyusutan barang.

4.    Memberikan laporan hasil invetarisasi barang-barang/alat-alat.

5.    membuat Purchase requestition kpd purchasing dept.

6.    Mengirim daftar nama barang yg akan di beli serta spesifikasinya.

7.    Mengecek barang yg sudah dibeli sesuai atau tidak.

e. Housekeeping dengan Security

Security :

1.    Melakukan tugas pengamanan seluruh area HK.

2.    Memantau keluar masuknya tamu.

3.    Menangani barang-barang yg hilang baik barang tamu maupun hotel yg hilang di area hotel.

4.    Mengawasi karyawan HK pd saat masuk kerja.

5.    Melakukan body checking bagi karyawan yg pulang setelah selesai bertugas.

Housekeeping :

1.    Menyediakan dan merawat uniform utk security.

2.    Memberitahukan security bila akan ada tamu-tamu VIP.

3.    Meminta pengamanan area tugas HK.

4.    Melaporkan jika ada barang tamu yg hilang.

 

f. Housekeeping dengan Engineering

Engineering

1.        Melakukan perbaikan thd mesin maupun peralatan yg digunakan oleh HK.

2.        Melaksanakan pekerjaan sesuai WO yg diberikan HK.

3.        Memasang perlengkapan alat-alat mesin dan memberitahukan cara kerjanya.

4.        Memberitahukan perubahan no tlp.

5.        Meminjamkan perlengkapan utk kegiatan event.

6.        Memberitahukan jika akan ada pemadaman listrik serta menginformasikan ke HK bila akan diadakan uji coba alarm.

Housekeeping

1.        Melaporkan kerusakan yg terjadi di lingkungan kerja HK.

2.        Membuat WO.

3.        Menyediakan dan merawat seragam engineering.

4.        Memberitahukan jika ada lampu yg mati.

5.        Meminta bantuan kepada engineering mengenai pengoprasian mesin di HK.

g. Housekeeping dengan Sales Marketing

Sales Marketing :

1.    Memberitahukan HK jika akan ada confrence, weeding dll.

2.    Memberitahukan jika ada perubahan tanggal, peserta, tempat dlm acara di function room.

3.    Meminta bantuan HK untuk memasang spanduk dan dekorasi ruangan.

4.    Meminta bantuan HK utk menyebarkan flayer ke kamar jika ada pertunjukan, pameran dll.

Housekeeping :

1.     Menyimpan dan merawat uniform.

2.     Membersikan marketing office.

3.     Membersihakan ruangan function room yg akan digunakan.

4.     Membuat layout meja kursi sesuai order.

5.     memasang spanduk flayer dll.

G. Jenis-Jenis Formulir yang Digunakan oleh Housekeeping Departement

1.    Roomboy Control Sheet adalah formulir yang digunakan oleh Roomboy saat membersihkan kamar untuk mencatat pemakaian guest amenities dan guest supplies.

2.    Room Report adalah formulir yang digunakan untuk mencatat dan melaporkan status-status kamar. Laporan ini disampaikan olehsupervisor.

3.    Housekeeping Report adalah laporan status kamar sebagai arsip kantor hoesekeeping. 

4.    Lost and Found Report adalah laporan yang dibuat oleh supervisor mengenai penemuan barang milik tamu. 

5.    Lost and Damages Report adalah formulir untuk mencatat dan melaporkan barang atau perlengkapan kamar yang hilang, dibawa tamu maupun rusak.

6.    Repair and Maintenance Report adalah laporan yang digunakan memberitahukan permintaan perbaikan pada engineering department karena ada peralatan yang rusak.

7.    Inventory Report adalah formulir yang digunakan untuk mencatat dan mengontrol perlengkapan tamu maupun bagian housekeeping, yang meliputi :

1.    Linen

2.    Guest supplies

3.    Cleaning supplies

4.    Uniform

8.    Cleaning and Guest Supplies Report adalah formulir yang digunakan untuk melaporkan jumlah pemakaian obat / alat pembersih dan perlengkapan tamu yang dipergunakan dikamar.

9.    Log Book adalah buku catatan mengenai laporan dari shift 1 ke shift berikutnya. Berguna untuk menyampaikan masalah maupun pekerjaan yang telah diselesaikan.

10.    Laundry Linen Slip adalah formulir untuk pengiriman linen kotor dari semua department yang ada di hotel.

11.    Room Check List adalah formulir untuk mencatat data-data dan kondisi kamar yang diperiksa oleh room boy.

12.    Lost and Found Book adalah buku yang berguna untuk mencatat data barang-barang tamu yang ditemukan dikamar tamu/area hotel lainnya.

13.    Minibar Daily Sales Report adalah formulir untuk mencatat laporan semua minuman yang dikonsumsikan tamu dikamar.

14.    Minibar Daily Late Charge Report adalah formulir untuk mencatat semua minuman di kamar yang telah dikonsumsi tamu tetapi tidak terbayar oleh tamu.

15.    Minibar Bill adalah formulir yang berguna untuk mencatat jumlah minuman beserta harganya untuk ditagihkan pada tamu.